POMOC

pdf

Rozwijamy funkcjonalność zakładki POMOC. W obecnej wersji fraz kluczowych poszukuj korzystając ze skrótu klawiaturowego CTRL + F w systemie Windows i Commmand + F na OS. W każdej chwili możesz zadzwonić do nas pod numer : + 48 512 013 862.

REJESTRACJA W SAFREUM

Rejestracja w systemie nowego konta głównego (kancelarii lub innego podmiotu) to proces, podczas którego poza zarejestrowaniem danych tego podmiotu i nowego użytkownika, przekazywane są mu najważniejsze i nieprzywracalne dane dostępowe (klucz szyfrujący i kod klucza szyfrującego) oraz konfigurowane hasło o odpowiedniej sile.

Ze względu na bezpieczeństwo postępuj zgodnie z podpowiedziami, które pojawią się w procesie rejestracji. Szczególnie uwzględnij przytoczone również poniżej instrukcje przechowywania klucza i kodu klucza wygenerowanego przez system dla Twojej organizacji.

Jak chronić klucz szyfrujący:

Klucz szyfrujący to plik w formacie .key , który zostanie pobrany na Twoje urządzenie. Zalecamy skopiowanie go na zewnętrzny nośnik i przechowywanie w miejscu niedostępnym dla osób nieupoważnionych. Sugerujemy też usunięcie oryginalnie pobranego pliku z tego urządzenia. Jeśli nie jesteś pewien, gdzie zapisze się plik (w ustawieniach przeglądarki nie masz wybranej opcji określania lokalizacji pobieranego pliku), szukaj go w folderze „POBRANE” lub wpisując .key w okienku wyszukiwania plików na komputerze.

Jak chronić kod klucza szyfrującego:

Kod klucza szyfrującego to wyświetlany na ekranie ciąg cyfr i liter. Możesz go przepisać lub skopiować do pliku, ale pamiętaj, aby plik lub kartkę przechowywać wyłącznie w miejscu niedostępnym dla osób nieupoważnionych. Jeśli zdecydujesz się zapisać kod klucza do pliku, pamiętaj o usunięciu jego oryginału z tego urządzenia po przeniesieniu go w bezpieczne miejsce.

Wyżej opisany zestaw danych będzie potrzebny w jednym z kolejnych kroków rejestracji – weryfikując je potwierdzamy ich zgodność, jak również to, że osoba rejestrująca konto wie, gdzie przechowuje ww. kluczowe dane dostępowe.

Rejestracja i zawarcie umowy

Podczas rejestracji na podany adres do użytkownika wysyłana jest wiadomość e-mail z linkiem rejestracyjnym. Jego kliknięcie powoduje przejście do dalszej części procesu rejestracji i oznacza zawarcie wiążącej umowy z dostawcą usługi SAFREUM.

Tworzenie hasła dostępowego

W dalszej części procesu rejestracji użytkownik tworzy hasło dostępu do swojego konta. Loginem jest adres e-mail wprowadzony w procesie rejestracji. Ze względów bezpieczeństwa wymagane jest hasło o odpowiedniej sile. System podpowiada, czy wszystkie wymagania dotyczące hasła zostały spełnione (poszczególnych wymagania widoczne na ekranie procesu rejestracji zostają zaznaczone jako spełnione). Twoje hasło również powinno podlegać szczególnej ochronie. Służy ono w codziennym logowaniu (zestaw klucz i kod klucza są potrzebne tylko przy niektórych działaniach w systemie, np. przy resetowaniu haseł innym użytkownikom).

Dodatkowa autentykacja – opcja zalecana

Aby wzmocnić bezpieczeństwo, SAFREUM umożliwia włączenie autentykacji (uwierzytelnienia) hasłem jednorazowym. Oznacza to, że oprócz podstawowych danych logowania (loginu i hasła) system oczekiwał będzie podczas każdorazowego logowania wpisania numerycznego hasła generowanego przez zewnętrzne program na telefonie lub innym urządzeniu mobilnym. Aby uruchomić autentykację hasłem jednorazowym przejdź do ustawień swojego konta – Twoje imię i nazwisko w prawym górnym rogu ekranu, na ciemnym pasku menu → ustawienia → autentykacja hasłem jednorazowym → skonfiguruj. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi przez system.

Ustawienia poziomów bezpieczeństwa

Poziom bezpieczeństwa określa czas bezczynności, po jakim następuje wylogowanie użytkownika. Każdy użytkownik może zmienić swój poziom bezpieczeństwa w dowolnym momencie (imię i nazwisko w prawym górnym rogu ekranu → ustawienia → poziom bezpieczeństwa) wybierając jedną z trzech możliwości – podstawowy, średni, wysoki.

Wartości (w minutach) dla tych trzech poziomów definiuje użytkownik konta głównego: nazwa kancelarii/firmy na lewo od nazwiska po prawej stronie na górze ekranu → zakładka z nazwą kancelarii/firmy → Poziomy bezpieczeństwa użytkownika → edytuj (ikona ołówka po prawej stronie ekranu).

Zakładanie konta współpracownika

Zakładanie konta dla współpracownika przebiega inaczej niż proces rejestracji konta głównego – konta współpracowników tworzy użytkownik konta głównego (osoba rejestrująca kancelarię lub firmę).

Zakładanie konta klienta

Konta klientów tworzą współpracownicy lub użytkownik konta głównego – klient otrzymuje zaproszenie w postaci e-maila wraz z linkiem aktywacyjnym. Osoba tworząca konto klienta musi znać i wprowadzić podstawowe dane klienta – zarówno personalne, jak i dane podmiotu, który ta osoba reprezentuje (chyba, że jest to osoba prywatna, wówczas wprowadzając jej dane do systemu wybieramy opcję „reprezentuje siebie – osoba prywatna).

Proces utworzenia konta klienta kontynuuje klient, potwierdzając chęć korzystania z SAFREUM poprzez kliknięcie w przesłany link i skonfigurowanie swojego hasła dostępowego (loginem jest adres e-mail wprowadzony w procesie zakładania konta klienta).

INTERFEJS I FUNKCJE SAFREUM

PULPIT

PULPIT to ekran, który pojawia się użytkownikowi bezpośrednio po zalogowaniu do systemu SAFREUM. Z PULPITU użytkownik przechodzi do wybranych obszarów systemu poprzez wybór zakładek menu lub przycisków widocznych na ekranie.

Powiadomienia

W zakładce PULPIT pojawiają się powiadomienia z systemu (informacje o zmianach wprowadzonych przez innych użytkowników do zagadnień i spraw, o dostępie udzielonym do których masz dostęp, o dostępie udzielanym nowym użytkownikom, o nowych rozmowach w komunikatorze, itp.), a także powiadomienia od dostawcy systemu – o nowych funkcjach, podpowiedzi dla użytkownika, itp. Kliknięcie w powiadomienie przenosi nas bezpośrednio do obiektu, którego dane powiadomienie dotyczy.

System wyświetla na stronie głównej 5 najnowszych powiadomień, pozostałe przenoszone są na listę powiadomień archiwalnych, dostępną poprzez kliknięcie w „STARSZE POWIADOMIENIA” na ekranie PULPITU.

Nowe powiadomienie wyświetla się czcionką pogrubioną, a przeczytane – czcionka normalnej grubości. Listę archiwalnych powiadomień możemy wyświetlać wybierając wszystkie, lub tylko nieprzeczytane powiadomienia” w okienku w górze ekranu.

Wyróżnianie powiadomień – ważne powiadomienia możemy zaznaczać klikając w gwiazdkę w lewej kolumnie.

Notatka

NOTATKA jest to obszar podręcznego notowania przydatnych informacji. Podobnie do karteczek typu POST-IT, możemy wykorzystać ten obszar na zapisanie numeru telefonu, daty lub innej ważnej informacji. Możemy też przechować tam fragment potrzebnego tekstu.

Dodawanie notatki – kliknij w biały obszar notatki i wprowadź treść. Zachowanie wprowadzonych treści wymaga kliknięcia przycisku „ZAPISZ”. Treść notatki nie jest szyfrowana przez system SAFREUM.

Edycja notatki – kliknij w biały obszar notatki i edytuj jej treść – dopisuj lub kasuj jej fragmenty lub wyczyścić całość notatki. Każdorazowo potwierdź zmiany klikając „ZAPISZ”.

ZAGADNIENIA

ZAGADNIENIA to jeden z podstawowych obszarów roboczych SAFREUM, służący do przechowywania i udostępniania poufnych treści pomiędzy współpracownikami a także nimi i ich klientami.

Lista Zagadnień

Lista zagadnień to pierwszy ekran wyświetlany po wejściu w zakładkę ZAGADNIENIA w górnym menu. Na liście prezentowane są wszystkie zagadnienia, do których mamy dostęp – zarówno stworzone przez nas, jak i te, do których dostęp dał nam inny użytkownik. Prezentowane są one w kolejności chronologicznej – ostatnie najwyżej.

Na liście prezentowana jest nazwa zagadnienia, jego autor (jako link aktywny do szczegółowych danych o tej osobie) oraz podgląd opisu (po najechaniu kursorem na ikonę oczka wyświetla się skrót opisu zagadnienia wprowadzonego przez jego twórcę).

Obecnie w systemie SAFREUM jest możliwość prezentowania na liście zagadnień aktywnych (nie zarchiwizowanych) lub wszystkich zagadnień – wyboru dokonuje się w oknie wyboru w górze ekranu.

Kliknięcie w wybrane Zagadnienie powoduje przeniesienie na ekran szczegółów tego zagadnienia.

Wyszukiwanie zagadnienia

Użytkownik ma możliwość wyszukania zagadnienia na podstawie wprowadzonych słów lub znaków kluczowych w oknie wyszukiwania w górze ekranu.

Nowe Zagadnienie

Tworząc nowe zagadnienie po wciśnięciu przycisku „Nowe ZAGADNIENIE” na pulpicie lub na liście zagadnień wprowadzasz jego nazwę i opis i zatwierdzasz wprowadzone treści przyciskiem „ZAPISZ”. Stajesz się pierwszą osobą, która ma dostęp do tego zagadnienia. Następnie możesz dodawać pliki (które podczas dodawania zostaną zaszyfrowane), dodawać komentarze, odczytywać (odszyfrowywać) wprowadzone pliki oraz dawać dostęp do zagadnienia współpracownikom i klientom.

Na ekranie zagadnienia widzisz, kto ma aktualnie do niego dostęp

, jesteś też informowany (powiadomienia na pulpicie) o wszelkich zmianach w obszarze tego zagadnienia wprowadzonych przez innych użytkowników.

Dostęp do Zagadnienia

Twórca zagadnienia może swobodnie przydzielać i zabierać dostęp do stworzonego przez siebie zagadnienia współpracownikom i klientom. Użytkownicy Ci nie mają możliwości przydzielenia samodzielnie dostępu kolejnym osobom, mają jednak prawo dodawać pliki, odczytywać pliki, dodawać i odczytywać komentarze. Mają również prawo usunięcia pliku dodanego przez siebie samych. Każda z osób przydzielonych do zagadnienia ma również możliwość „odłączenia się”, odebrania sobie dostępu do zagadnienia, chyba, że jest ostatnim przedstawicielem właściciela konta głównego.

*Współpracownik i klient mają w systemie SAFREUM różne uprawnienia. Zagadnienie tworzone przez klienta jest automatycznie udostępniane osobie wskazanej w systemie jako opiekun klienta po stronie firmy, która ma konto główne w systemie.

Dodawanie plików do Zagadnienia

Każdy użytkownik z dostępem do danego zagadnienia może dodać do niego plik o dowolnym rozszerzeniu i wielkości nie przekraczającej 1GB. Dodawanie polega na wybraniu pliku, który chcemy dołączyć z zasobów urządzenia, z którego aktualnie korzystamy. Ze względu na proces szyfrowania plików, ładowanie ich do systemu może zająć więcej czasu, niż np. dołączanie podobnych plików do e-maila. Postęp szyfrowania obrazowany jest na wyświetlanym pasku postępu.

Poza opisem pliku w systemie wyświetlana jest też informacja kto i kiedy dany plik dodał.

Usuwanie pliku z Zagadnienia

Każdy ma prawo w dowolnym momencie usunąć plik dodany przez siebie do aktywnego (nie zarchiwizowanego) zagadnienia. Pamiętaj jednak, że jeśli zagadnienie było udostępnione innym użytkownikom, plik może być komuś potrzebny. Ponadto osoby te mogły wcześniej swobodnie pobrać ten plik na swoje urządzenie.

Dodawanie komentarzy do Zagadnienia

Obszar komentarzy to obszar wymiany bieżących informacji o danym zagadnieniu.

Komentarzy nie można usuwać – są trwałym śladem pracy lub komunikacji. Dodając komentarz upewnij się, kto ma aktualnie dostęp do zagadnienia mogą być one udostępnione także klientom!

Edycja zagadnienia

Będąc twórcą zagadnienia możesz zmienić jego nazwę i opis (klikajac przycisk „EDYTUJ” prawym górnym rogu ekranu), lecz jedynie do czasu jego archiwizacji.

Archiwizacja zagadnień

Archiwizacja powoduje, że w zagadnieniu nie można wprowadzić żadnych zmian poza dodaniem komentarza. Osoby, które przed archiwizacja miały dostęp do danego zagadnienia zachowują prawo do odczytywania plików do niego dodanych.

Archiwizować zagadnienie może tylko jego autor lub opiekun klienta, jeżeli autorem zagadnienia jest klient.

Zarchiwizowane zagadnienie wyświetla się na liście zagadnień jako przekreślone.

Zarchiwizowane zagadnienie może ponownie otworzyć tylko jego autor lub opiekun klienta, jeżeli autorem zagadnienia jest klient.

Podpowiedzi

Z zagadnień możesz korzystać na przykład organizując swoje najważniejsze dokumenty i jako współpracownik niekoniecznie musisz udzielać dostępu innym osobom. Umieszczenie dokumentu lub treści w SAFREUM pozwoli Ci na dostęp do nich z dowolnego komputera podłączonego do Internetu a nawet z własnego telefonu.

SPRAWY

SPRAWY to jeden z podstawowych obszarów roboczych SAFREUM, służący do przechowywania i udostępniania poufnych treści pomiędzy współpracownikami. Od obszaru ZAGADNIENIA różni się tym, że dostępu do szczegółów spraw nigdy nie mają klienci. W sprawach występuje też funkcja użytkownika prowadzącego, jako osoby odpowiedzialnej za przebieg komunikacji i pracy, a także za merytorykę danej sprawy. Prowadzący sprawę ma większe uprawnienia od jej autora.

Lista Spraw

Lista Spraw to pierwszy ekran wyświetlany po wejściu w zakładkę SPRAWY w górnym menu. .

Na liście prezentowane są wszystkie Sprawy, do których mamy dostęp – zarówno stworzone przez nas, jak i te, do których dostęp dał nam inny użytkownik. Prezentowane są one w kolejności chronologicznej – ostatnie najwyżej.

Na liście uwidoczniona jest nazwa sprawy, nazwisko osoby prowadzącej (jako link aktywny do szczegółowych danych o tej osobie) oraz podgląd opisu (po najechaniu kursorem na ikonę oczka wyświetla się skrót opisu sprawy wprowadzonego przez jej autora). Kliknięcie w wybrane Zagadnienie powoduje przeniesienie na ekran szczegółów tego zagadnienia.

Obecnie w systemie SAFREUM jest możliwość prezentowania na liście spraw aktywnych (nie zarchiwizowanych) lub wszystkich spraw – wyboru dokonujesz w oknie wyboru w górze ekranu.

Wyszukiwanie spraw

Użytkownik ma możliwość wyszukania spawy na podstawie wprowadzonych słów kluczowych LUB ZNAKÓW w oknie wyszukiwania w górze ekranu.

Nowa Sprawa

Tworząc nową sprawę (po wciśnięciu przycisku „NOWA SPRAWA” na pulpicie lub na liście) wprowadzasz jej nazwę i opis, decydujesz dla którego klienta jest prowadzona (nazwę reprezentowanego przez klienta podmiotu wybierasz z okna wyboru) oraz zatwierdzasz wprowadzone treści przyciskiem „ZAPISZ”. Jeśli chcesz utworzyć sprawę dla nowego klienta, upewnij się, że jego dane wprowadzono już do systemu.

Tworząc sprawę stajesz się pierwszą osobą, która ma do niej dostęp , a jednocześnie prowadzącym tę sprawę. Następnie możesz dodawać pliki (które podczas dodawania zostaną zaszyfrowane), dodawać komentarze, odczytywać (odszyfrowywać) wprowadzone pliki oraz dawać dostęp do zagadnienia współpracownikom i klientom, a także wybrać osobę, której przekażesz prowadzenie sprawy.

Na ekranie szczegółów sprawy cały czas widzisz, kto ma aktualnie do niej dostęp, jesteś też informowany (powiadomienia na pulpicie) o wszelkich zmianach w obszarze tej sprawy wprowadzonych przez innych użytkowników.

Dostęp do Sprawy

Prowadzący sprawę może swobodnie przydzielać i zabierać dostęp do stworzonej przez siebie sprawy współpracownikom. Użytkownicy Ci nie mają możliwości przydzielenia samodzielnie dostępu kolejnym osobom, chyba że którejś z nich zostanie przekazane prowadzenie sprawy. Użytkownicy z dostępem do sprawy mają prawo dodawać pliki, odczytywać pliki, dodawać i odczytywać komentarze. Mają również prawo usunięcia pliku dodanego przez siebie samych. Każda z osób przydzielonych do sprawy, poza osoba prowadzącą sprawę ma również możliwość „odłączenia się”, odebrania sobie dostępu do sprawy.

Dodawanie plików do Sprawy

Każdy użytkownik z dostępem do danej sprawy może dodać do niej plik o dowolnym rozszerzeniu i wielkości nie przekraczającej 1GB. Dodawanie polega na wybraniu pliku, który chcemy dołączyć z zasobów urządzenia, z którego łączymy się z SAFREUM. Ze względu na proces szyfrowania plików, ładowanie ich do systemu może zająć więcej czasu, niż np. dołączanie podobnych plików do e-maila. Postęp szyfrowania obrazowany jest na wyświetlanym pasku postępu.

Poza opisem pliku w systemie wyświetlana jest też informacja kto i kiedy dany plik dodał.

Usuwanie pliku ze Sprawy

Każdy ma prawo w dowolnym momencie usunąć plik dodany przez siebie do aktywnej (nie zarchiwizowanej) sprawy. Pamiętaj jednak, że jeśli sprawa była uwspólnione – dostęp do niej miały również inne osoby – może być komuś potrzebny. Ponadto osoby te miały do zamieszczonego przez Ciebie pliku dostęp, co oznacza, że mogły swobodnie pobrać go na swoje urządzenie.

Dodawanie komentarzy do Sprawy

Obszar komentarzy to obszar wymiany bieżących informacji o danej sprawie.

Komentarzy nie można usuwać – są trwałym śladem pracy lub komunikacji. Dodając komentarz upewnij się, kto ma aktualnie dostęp do danej sprawy.

Edycja Sprawy

Będąc prowadzącym aktywną (nie zarchiwizowaną) sprawę możesz zmienić jego nazwę i opis (klikając przycisk „EDYTUJ” prawym górnym rogu ekranu), lecz jedynie do czasu jej archiwizacji.

Archiwizacja Spraw

Archiwizacja powoduje, że w sprawie nie można wprowadzić żadnych zmian poza dodaniem komentarza. Osoby, które przed archiwizacja miały dostęp do danej sprawy zachowują prawo do odczytywania plików do niej dodanych.

Archiwizować sprawy może tylko osoba prowadząca sprawę.

Zarchiwizowana sprawa wyświetla się na liście zagadnień jako przekreślona.

Zarchiwizowaną sprawę może ponownie otworzyć tylko osoba prowadząca sprawę w momencie archiwizacji.

KLIENCI

Zakładka KLIENCI to obszar informacyjny, w którym na liście i na ekranach szczegółów prezentowani są użytkownicy SAFREUM wprowadzeni w roli klienta (którzy mają dostęp do nieco innych funcji systemu).

Na liście widzisz nazwisko/nazwę klienta, podmiot który reprezentuje (klient może również reprezentować sam siebie, być klientem prywatnym, wówczas jego nazwisko pojawi się w tej kolumnie ponownie) oraz podstawowe dane kontaktowe (telefon i e-mail). Zarówno nazwisko/nazwa klienta, jak i nazwa reprezentowanej firmy to linki aktywne, przenoszące na ekrany szczegółów, gdzie znajduje się więcej informacji.

*Ze względu na charakterystykę pracy kancelarii prawnych, z myślą o których tworzony był system, sprawy tworzone są dla podmiotów reprezentowanych przez klientów, a nie bezpośrednio dla tych klientów.

KOMUNIKATOR

Komunikator to możliwość prowadzenia z wybranym współpracownikiem lub klientem czatu – bieżącej, szyfrowanej komunikacji poprzez Internet. Jeśli rozmówcę wybierasz z listy (okienko z wielokrotnym wyborem), wówczas konieczne jest potwierdzenie wyboru przyciskiem „ROZPOCZNIJ”. Jeśli wybierasz rozmówcę z listy rozmów archiwalnych po lewej stronie, wystarczy kliknięcie w nazwisko tej osoby. W obu przypadkach nazwisko rozmówcy pokazuje się na górze ekranu, nad obszarem rozmowy. Upewnij się, że jest tam nazwisko osoby, z którą chcesz rozmawiać.

W dowolnym momencie (w trakcie konwersacji lub po jej zakończeniu) każdy z uczestników rozmowy ma możliwość usunięcia rozmowy (wszystkich komunikatów oraz śladów tego, że komunikacja między danymi dwoma użytkownikami miała miejsce) za pomocą przycisku USUŃ ROZMOWĘ.

Korzystanie z komunikatora możesz zaplanować z rozmówcą, lub rozpocząć rozmowę w dowolnym momencie. Jeśli Twój rozmówca nie jest zalogowany, o nowej rozmowie poinformujemy go e-mailem nie ujawniając, kto jest rozmówcą. Również na PULPICIE w SAFREUM pojawią się powiadomienia o nowych rozmowach i wiadomościach w tych rozmowach.

Z SYSTEMU SAFREUM KORZYSTAM JAKO KLIENT

Jeśli masz konto klienta w systemie SAFREUM masz dostęp do nieco innych funkcji niż użytkownicy, którzy są w roli współpracownika. W menu głównym nie widzisz zakładki KLIENCI, w zakładce SPRAWY widzisz jedynie nazwy spraw, które w firmie/kancelarii Ciebie dotyczą i nazwisko osoby prowadzącej. Tworzone przez Ciebie zagadnienia są automatycznie udostępniane osobie wyznaczonej przez firmę/kancelarię na Twojego opiekuna. Możesz też korzystać z czatu, i wybrać jako rozmówcę dowolnego współpracownika.